よくある質問まとめ：電話での予約管理はできますか？
電話での予約受付と管理機能について、お客様からよく寄せられる質問にお答えします。電話予約の記録方法から管理のコツまで詳しく解説。
Q1. 電話で受けた予約をシステムに記録できますか？
✓ はい、もちろん可能です。
お客様からの電話予約は、通話しながらリアルタイムでシステムに入力できます：
通話中の即座記録
お客様の情報を聞きながら直接入力
必要項目のみ入力
お名前、人数、宿泊日程など最低限の情報でOK
後から詳細追加
通話後に追加情報を編集可能
予約経路の記録
「電話予約」として管理し、集計時に分類可能
Q2. スマホで電話を取りながら予約入力はできますか？
✓ はい、スマホでも快適に操作できます。
スマホでの電話予約記録を想定した設計になっています：
シンプルな入力画面
必要な項目が分かりやすく配置
大きなボタンサイズ
片手でも操作しやすい設計
安定した通信
リアルタイムでサーバーに保存
ダブルタップ防止
誤操作による重複登録を防止
Q3. 電話予約とネット予約を一元管理できますか？
✓ はい、すべての予約を一つの画面で管理できます。
電話、メール、直接来店、オンライン予約など、様々な予約経路からの情報を本システムで一元管理することで効率的な運営が可能になります：
統一された予約一覧
すべての予約が時系列で表示
予約経路の識別
電話・メール・直接来店・オンラインで分類表示
ダブルブッキング警告
客室の重複予約を防ぐ警告表示機能
月次集計対応
経路別の集計でマーケティング効果を分析
Q4. 電話予約の際に注意することはありますか？
✓ 以下の点にご注意ください。
入力時の注意点
客室状況を確認
予約入力前に空室状況をチェック
必須項目の確認
お名前、人数、宿泊日程は必ず記録
連絡先の聞き取り
変更・キャンセル時の連絡用
予約内容の復唱
登録後にお客様に内容を確認
管理上の注意点
仮予約の扱い
検討中の場合は「仮」ステータスで記録
予約経路の統一
電話受付分は必ず「電話」で分類
メモ欄の活用
特別な要望や注意事項を記録
定期的な確認
仮予約の本予約への切り替え確認
Q5. 複数人で電話対応する場合の工夫はありますか？
✓ チーム運営に役立つ機能があります。
複数スタッフでの電話対応をスムーズにする機能：
リアルタイム更新
他のスタッフが入力した予約も即座に反映
処理中表示
他の人が編集中の予約は表示で分かる
予約検索機能
日付や顧客名での予約検索が可能
権限管理
スタッフレベルに応じて操作範囲を設定可能
Q6. 電話予約のデータはどのくらい保存されますか？
✓ システム上では2ヶ月間保存されます。
データ保存について：
システム保存期間
チェックアウト後2ヶ月間
CSVダウンロード
必要に応じて手動でバックアップ可能
自動削除の注意
2ヶ月経過で自動的に削除されるのでご注意ください
月次集計保持
統計データは永続的に保存
電話予約管理の活用コツ
効率的な運用方法
よくある失敗パターンと対策
失敗例：重複予約の発生
同じお客様から複数回電話があり、重複して予約を取ってしまった。
対策：予約入力前に客室状況の確認を習慣化する。システムのダブルブッキング警告機能を活用。
成功例：仮予約の活用
検討中のお客様の予約を「仮」で記録し、確定後に正式予約に変更。
効果：取りこぼしを防ぎ、お客様には安心感を提供。管理側は計画的な客室運用が可能。